Assistente administrativa e gestão de transportes
Associação Humanitária dos Bombeiros Voluntários Tirsenses
Santo Tirso, Portugal
2018.05 - atual
- Apoio na preparação de apresentações e documentos internos, respeitando normas da empresa e prazos estabelecidos.
- Elaboração de relatórios simples e folhas de cálculo para apoio à tomada de decisões administrativas.
- Receção de visitantes e fornecedores, com o fim de oferecer um atendimento cordial.
- Separação de documentos físicos e digitais, de forma a manter o fácil acesso às informações.
- Preparação de documentos, de maneira a assegurar a conformidade com as regulamentações vigentes.
- Atualização regular das bases de dados para manter a precisão e organização das informações.
- Organização de arquivos físicos e digitais, de maneira a garantir a acessibilidade e segurança.
- Tratamento de informações confidenciais com discrição, de modo a respeitar as políticas de privacidade.
- Suporte na gestão de contas a pagar e a receber, incluindo o lançamento de faturas.
- Gestão de correspondência, incluindo a receção, distribuição e resposta adequada a cada mensagem.
- Coordenação de agendas e compromissos dos gestores, de modo a garantir o cumprimento de prazos.
- Receção de chamadas telefónicas e encaminhamento para departamentos específicos, com foco numa comunicação eficaz.
- Criação e formatação de documentos, de forma a otimizar a comunicação e organização.
- Gestão de agendamento de reuniões e reservas, para preservar a organização e cumprimento de datas.
- Colaboração eficaz e multidisciplinar com diversos departamentos, para assegurar a eficiência do trabalho realizado e cumprimento de tarefas.
- Apoio à equipa, na assistência às necessidades quotidianas.
- Identificação e priorização de tarefas, para assegurar o cumprimento a tempo, tendo em conta a sua urgência e importância.